Introducción a las fórmulas

En este artículo

En una base de datos de Notion, puedes agregar una propiedad de fórmula que te permita ejecutar todo tipo de cálculos y funciones basadas en otras propiedades. Puedes usar fórmulas para manejar datos existentes y llegar a muchos otros valores útiles 🔮

Las fórmulas de Notion pueden realizar cálculos útiles utilizando las funciones de tu base de datos, propiedades y complementos integrados.

Ejemplos de fórmulas

Veamos algunas formas de usar las fórmulas. Si tienes todo listo para empezar a crear tus propias fórmulas, consulta nuestras instrucciones sobre cómo crearlas a continuación →

Ejemplo 1: Gestión de proyectos

En este ejemplo, usaremos tres fórmulas para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos.

¡Puedes explorar y jugar con las configuraciones de las fórmulas de este ejemplo duplicando esta página en tu espacio de trabajo!

Objetivo	Nombre de la propiedad	Fórmula	Funciones y complementos integrados utilizados
Establecer la fecha límite de un proyecto en dos semanas después de su fecha de inicio	Fecha límite	`dateAdd(Fecha de inicio, 2, "weeks")`	`dateAdd()` agrega tiempo a la fecha. El argumento de la unidad puede ser uno de los siguientes: `years` (años), `quarters` (trimestres), `months` (meses), `weeks` (semanas), `days` (días), `hours` (horas) o `minutes` (minutos). En este caso, usaremos `weeks` (semanas).
Marcar un proyecto como atrasado si ya pasó su fecha límite y su estado no es `Listo`. Marcar un proyecto como atrasado en negrita y letras rojas si ya pasó su fecha límite y su estado no es `Listo`.	¿Está atrasado?	`if(and(now() > Fecha límite, Estado != "Listo"), "Atrasado", "")` `if(and(now() > Fecha límite, Status != "Listo"), style("Atrasado", "red", "b"), "")`	`if()` genera el primer valor si la condición es verdadera; de lo contrario, genera el segundo valor. Esto permite obtener un resultado condicional. `and()` es un operador lógico que permite evaluar múltiples factores como verdaderos. `now()` genera la fecha y hora actuales. Esto permite evaluar dónde nos encontramos en un proyecto en comparación con su fecha límite. `>` es un operador de comparación que permite comparar la condición de que la fecha límite sea mayor que la fecha actual. `!=` es un operador de comparación que permite definir la condición de que el estado no sea igual a `Listo`. `style()` agrega estilos y colores al texto. Los estilos de formato válidos incluyen `b` (negrita), `u` (subrayado), `i` (cursiva), `c` (código) o `s` (tachado). Los colores válidos son `gray` (gris), `brown` (marrón), `orange` (naranja), `yellow` (amarillo), `green` (verde), `blue` (azul), `purple` (morado), `pink` (rosa) y `red` (rojo). Agrega `_background` a los colores para establecer los colores de fondo. En este caso, aplicaremos`bold` (negrita) y `red` (rojo).
Mostrar el número de tareas atrasadas asociadas a un proyecto	Tareas restantes	`length(Tasks.map(current.Status != "Listo"))`	`length()` genera la longitud del valor de una secuencia o lista. Esto permite realizar un recuento de las tareas restantes. `map()` genera la lista con los resultados de aplicar la expresión a todos los elementos de la lista de entrada. Esto analiza la base de datos de tareas y extrae todas las tareas aplicables. `!=` es un operador de comparación que permite extraer tareas cuyo estado actual no sea `Listo`.

Ejemplo 2: lluvia de ideas sobre proyectos

En este ejemplo, usaremos dos fórmulas para hacer una lluvia de ideas de proyectos, calcular una puntuación de prioridad para cada una de ellas y contar el número de votos positivos que recibe cada proyecto.

¡Puedes explorar y jugar con las configuraciones de las fórmulas de este ejemplo duplicando esta página en tu espacio de trabajo! Para ver otra configuración que utilice el marco RICE, consulta esta plantilla.

Objetivo	Nombre de la propiedad	Fórmula
Con base en las puntuaciones de Alcance, Impacto, Confianza y Esfuerzo (RICE), buscaremos calcular una puntuación de priorización	Puntaje (RICE)	`Alcance * Impacto * Confianza / Esfuerzo`
Cuando alguien haga clic en el botón de voto a favor, buscaremos contar el número total de votos y agregar el nombre del votante a la página de la base de datos	Número total de votos	`length(Votado por)`

(Avanzado) Ejemplo 3: automatización de la gestión de tareas

En este ejemplo, usaremos algunas fórmulas en una automatización de base de datos (otro tipo de propiedad de base de datos) para facilitar la gestión de proyectos y tareas a medida que se completan, cambiando el estado de una tarea principal a Listo cuando el estado de todas sus subtareas sea Listo.

Las automatizaciones de bases de datos tienen activadores y acciones que se toman en función de esos activadores. Las fórmulas te permiten definir variables que luego podrás usar en tus acciones.

¡Puedes explorar y jugar con las configuraciones de las fórmulas de este ejemplo duplicando esta página en tu espacio de trabajo!

Objetivo	Cómo crearla	Funciones y complementos integrados utilizados
Activar la automatización cada vez que el estado de una tarea cambie a `Listo`	Activador: cuando el estado cambie a `Listo`	-
Definir la tarea principal buscando la primera página relacionada con la tarea que activó la automatización	Acción 1: definir la variable de `Tarea principal` Fórmula:`Trigger page.Parent item.first()`	`Trigger page` hace referencia a la página de la base de datos desde la que se activó la automatización y `.` te permite acceder a las propiedades asociadas con esa página. `Parent item` genera el contenido de esa propiedad, que en este caso es una lista de páginas relacionadas. La aplicación de la función `.first()` en la propiedad `Parent item` genera la primera página relacionada de esa lista.
Si la tarea principal tiene subtareas, verificar si todas sus subtareas tienen el estado `Listo`. Si la tarea principal no tiene subtareas, generar `false`.	Acción 2: definir la variable`¿Todas las tareas están listas?` Fórmula:`Parent Task.Sub-item ? Parent Task.Sub-item.every(current.Status == "Listo") : false`	El operador ternario `X ? Y : Z` es una expresión condicional abreviada que significa: si la condición X es verdadera, generar Y; de lo contrario, generar Z. Es una alternativa concisa a una declaración `if()`. `.every()` comprueba si una condición es verdadera para cada elemento en una lista. Dentro de esta función, puedes usar la palabra clave `current` para referirte a la fila que se está evaluando. En este caso, la condición `current.Status = = "Listo"` comprueba si el valor de la propiedad de estado de la página actual es `Listo`. Si es así, generará el valor `true`; de lo contrario, generará `false`.
Cambiar el estado de la tarea principal a`Listo` si el estado de todas las subtareas es `Listo`. Si no es así, mantener el estado existente de la tarea principal.	Acción 3: editar la propiedad `Status` Fórmula: `¿Todas las tareas están listas? "Listo": Parent Task.Status`	De nuevo, el operador ternario se usa aquí para ver si todas las subtareas están listas. Si es así, la automatización cambiará el estado de la tarea principal a `Listo`; si no es así, mantendrá el estado de la tarea principal tal como está.

Más inspiración para fórmulas

Esta plantilla de Notion calcula el tiempo entre dos fechas con una propiedad de fórmula.
Esta plantilla de Notion utiliza una fórmula para contar los votos a favor de diferentes ideas.
Puedes encontrar aún más ejemplos de fórmulas aquí →

Dónde se pueden usar las fórmulas

En Notion, puedes usar las fórmulas de varias formas:

Como propiedad de base de datos, que es lo que cubre principalmente este artículo.
En la acción de un botón.
En la acción de un botón de base de datos.
En la acción de una automatización de base de datos.

Crea una fórmula

Para crear una propiedad de fórmula de base de datos:

Selecciona el ícono de barra deslizante en la parte superior de una base de datos → Editar propiedades → Nueva propiedad.
Selecciona Fórmula.
Ponle un nombre a tu propiedad si quieres.
Selecciona Editar fórmula.

Editar una fórmula

Una vez que hayas creado una fórmula en un botón o en una base de datos, podrás crear y editar esa fórmula en el editor de fórmulas, que se ve así:

El campo en la parte superior es donde ingresas y editas la fórmula. A medida que escribes la fórmula en la parte superior del editor, el editor te hará saber qué falta o qué espera la fórmula para generar un valor.

El panel en el lado izquierdo muestra los elementos que puedes usar en la fórmula, es decir, las propiedades, complementos integrados y funciones disponibles.

El panel en el lado derecho muestra una definición de los elementos de la fórmula a medida que pasas el cursor sobre ellos en el panel izquierdo. También te da ejemplos de cómo podrías usar esos elementos y cómo deberían estructurarse.

Si abres el editor de fórmulas desde una fila de la base de datos, se mostrará una vista previa en vivo del resultado de la fórmula para esa fila.

¿Tienes algún problema con tu fórmula? Descubre los errores comunes en las fórmulas y cómo solucionarlos en este artículo →

Crear y editar fórmulas con la IA de Notion

Nota: esta función solo está disponible para los usuarios de los planes Business o Enterprise.

¿Sabes lo que quieres que haga tu fórmula, pero no tienes claro cómo crearla? ¿Quieres realizar algunos ajustes a una fórmula existente? ¿Ves un error en tu fórmula, pero no sabes cómo solucionarlo? La IA de Notion puede ayudarte

Cuando estés en el editor de fórmulas, verás un campo que contiene el ícono de la IA de Notion. Haz clic en ese campo y dile a la IA de Notion qué quieres que haga tu fórmula, o haz preguntas sobre la fórmula para entenderla mejor.

Estos son algunos ejemplos de indicaciones que puedes darle a la IA de Notion:

"Convierte la propiedad de título en un slug de URL".
"Devuelve ⚠️ si la fecha límite ya pasó".
"Suma un día a la propiedad de fecha y muestra el resultado en verde y en negrita".
"Devuelve la propiedad de fecha de la base de datos relacionada" (la IA de Notion también conoce las propiedades de tus relaciones).
"Escribe el resultado de esta fórmula en cursiva".
"Corrige los errores de esta fórmula".
"Haz que esta fórmula contemple casos extremos" (por ejemplo, la IA de Notion podría agregar una instrucción "if" para que la fórmula no falle cuando un campo está vacío).
"¿Qué hace esta fórmula?".

Una vez que ingreses tu indicación, la IA de Notion generará una fórmula o responderá a tu consulta sobre la misma. También puedes ver una vista previa del resultado de tu fórmula y activar la opción Mostrar tipos para identificar el tipo de salida (por ejemplo, texto), de modo que puedas asegurarte que todo se presente exactamente como lo requieres. Puedes deshacer los cambios realizados por la IA de Notion, proporcionarle nuevas indicaciones o calificar los resultados con un pulgar hacia arriba o abajo para hacernos saber qué piensas de las respuestas de la IA.

Al crear y editar fórmulas con la IA de Notion, ten en cuenta que actualmente la IA de Notion no admite lo siguiente:

Lógica iterativa (como para bucles).
Generaciones aleatorias que requerirían una función random(), la cual no existe en las fórmulas de Notion. Una indicación del tipo "Generar un número aleatorio entre 1 y 10" no funcionaría.
Recordar indicaciones anteriores.

La IA de Notion puede ayudarte tanto con propiedades de fórmulas, como con fórmulas de botones, botones de bases de dato y automatizaciones de bases de datos.

Cómo están compuestas las fórmulas

Las fórmulas se pueden crear utilizando una combinación de:

Propiedades.
Complementos integrados, u operadores y booleanos que se utilizan para configurar un cálculo específico. Algunos ejemplos incluyen + (agregar), false (falso) y or (o).
Funciones o acciones que la fórmula puede tomar para generar un resultado específico. Algunos ejemplos incluyen replace (reemplazar), sum (sumar) y sort (ordenar).

Puedes encontrar una lista completa de los complementos integrados y las funciones disponibles en las fórmulas aquí →

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Sintaxis y funciones de las fórmulas

Las fórmulas de Notion pueden usarse con varias propiedades y funciones. Aquí te dejamos una lista ➗