Toyota menggunakan Notion untuk mendorong efisiensi alur kerja—dan kolaborasi yang menyatu sejak awal
Toyota Frontier Research Center berada di garis depan inovasi sebagai merek terbesar di salah satu industri global paling berpengaruh. Tim mereka tidak hanya bertanggung jawab atas berbagai riset, tetapi juga membagikan temuan ke seluruh dunia. Sejak beralih ke Notion untuk menyatukan dan mengelola semua pekerjaan ini secara terpusat, Toyota menjadi lebih efisien dan produktif dibanding sebelumnya.
Informasi dari
Taku Wakasugi
Toyota Frontier Research Center
Kumiko Buma
Toyota Frontier Research Center
1
Alur kerja yang disederhanakan di Notion memangkas lini masa persetujuan hingga 3× lipat
Bagi peneliti di Toyota, berbagi temuan dengan publik sama pentingnya dengan menjalankan riset itu sendiri. Untuk itulah, pusat riset mereka mempromosikan karya ilmiah melalui media sosial agar bisa diakses dunia. Namun, proses ini membutuhkan tahapan persetujuan yang ketat untuk menjaga akurasi dan reputasi merek Toyota. Sebelum beralih ke Notion, proses ini penuh dengan aktivitas berkirim pesan bolak-balik lintas tim yang menyita waktu dan tidak efisien.
Kini, setiap draft postingan bisa ditulis dan diajukan langsung untuk disetujui dalam satu alur kerja yang jelas—cukup dengan sekali klik tombol “setujui” untuk memangkas lini masa persetujuan hingga 3× lebih cepat. Tidak perlu lagi bolak-balik kirim pesan—tim bisa langsung melihat status terkini dan menerima notifikasi otomatis jika ada perubahan dan pembaruan.
The previously complex approval process for posts can now be completed with just the click of a button.
Tidak hanya mempercepat alur kerja, Notion juga membantu kami menghemat waktu sekaligus memudahkan kami memantau detail tugas dan progresnya. Hasilnya? Konten media sosial kami jadi lebih akurat dan bisa dipublikasikan lebih cepat.
Taku Wakasugi
Toyota Frontier Research Center
Toyota Frontier Research Center
2
Akses instan ke satu sumber informasi terpusat telah meningkatkan efisiensi dan kolaborasi
Selain alur kerja, Toyota kini juga menyimpan informasi yang lebih dinamis seperti jadwal dan anggaran riset di Notion. Informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai versi spreadsheet milik individu kini tersimpan rapi dalam satu database Notion bersama. Alih-alih bingung mencari spreadsheet mana yang paling akurat dan terbaru, seluruh tim di Toyota bisa mengakses satu sumber data yang sama—yaitu database Notion mereka.
Dengan fitur otomatisasi dan notifikasi, orang yang tepat bisa mendapatkan info terbaru setiap kali ada perubahan status tugas. Selain itu, melihat database yang sama dalam satu tampilan lini masa memberikan gambaran utuh kepada setiap orang tentang apa yang terjadi di seluruh organisasi dan kapan hal itu berlangsung.
Jadwal riset Toyota kini memberikan gambaran yang jelas kepada seluruh tim tentang proyek riset yang sedang berjalan—semuanya dalam satu dasbor lengkap.
3
Satukan informasi agar Anda tidak perlu mencari ke mana-mana
Sebagai contoh, tim R&D untuk robot humanoid sempat kesulitan mengakses notula rapat dan latar belakang riset secara efisien karena semuanya disimpan di berbagai tempat.
Dengan Notion, semua informasi itu kini tersimpan rapi dalam satu database—mulai dari notula rapat pagi, tugas, hingga data riset. Kini rapat pagi harian jadi lebih efisien karena semua anggota bisa melihat informasi di halaman notula rapat yang sama. Pengelolaan tugas pun makin tertata karena setiap item bisa dikategorikan sebagai issue, defect, bug, dan label informatif lainnya. Informasi riset juga bisa disimpan langsung ke database hanya dengan sekali klik lewat fitur Web Clipper. Dengan menyatukan semua informasi ini di Notion, anggota tim tidak perlu mencari ke mana-mana.
Each of Toyota’s teamspaces streamlines access to information, creating a dedicated area for every team to keep their notes, projects, and knowledge, all customized to suit their unique ways of working.
Kami tidak bisa hanya mengandalkan ingatan. Notion memudahkan kami mendokumentasikan dan mengakses informasi penting terbaru—dan itu membuat kami semua lebih tenang dan proses adaptasi kerja setelah cuti melahirkan pun berjalan lancar.
Kumiko Buma
Toyota Frontier Research Center
Toyota Frontier Research Center
4
Penyesuaian dan fleksibilitas Notion kini mendorong budaya dokumentasi
Hal yang paling disukai banyak orang di Toyota dari Notion adalah kemudahannya dalam menyampaikan berbagai jenis informasi lewat blok konten standar yang siap pakai. Baik berupa teks, gambar, atau tabel—halaman bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan, menjadikan Notion fleksibel untuk berbagai skenario kerja di perusahaan. Hal ini tidak hanya memangkas waktu pembuatan dokumen hingga setengahnya, tetapi juga prosesnya terasa lebih menyenangkan.
Bekerja jadi lebih ringan dan menyenangkan, yang pada akhirnya mendorong budaya dokumentasi yang lebih sehat di perusahaan—bermanfaat bagi semua pihak dan mempercepat kemajuan riset.
Toyota menyulap catatan rapat biasa menjadi dokumen lengkap yang berisi tugas, lini masa, dan visualisasi—semua tertata rapi alam satu database, memastikan seluruh tim tetap terinformasi dan siap bekerja.
